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【職人觀點(diǎn)】流程的建立,是為了解決三種問(wèn)題,但也可能掉入三個(gè)經(jīng)驗(yàn)陷阱

    發(fā)布時(shí)間:2023-10-07   來(lái)源:筑招建筑人才網(wǎng)   瀏覽次數(shù):7845  
標(biāo)簽: 工作流程

工作流程



流程,對(duì)你意味著什么?

?可以帶來(lái)降低風(fēng)險(xiǎn)、提高效率,還是例行公事、死板不知變通?今天看到劉潤(rùn)的一篇文章中提到,流程存在的本質(zhì),是為了解決三種問(wèn)題:

一、一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒蹋梢詼p少?gòu)?fù)雜帶來(lái)的麻煩。
二、一套明確的流程,可以降低嘗試帶來(lái)的耗損。
三、一套合理的流程,能規(guī)避權(quán)責(zé)利對(duì)等的漏洞。


?所以說(shuō),流程的建立并不是為了制造官僚主義,而是為了彌補(bǔ)官僚主義。

?

對(duì)此,我有很深的感觸。為什么在組織中,有些流程最終都會(huì)流于形式化?我想是掉入了三個(gè)經(jīng)驗(yàn)陷阱:

陷阱一、你應(yīng)該知道我說(shuō)的那個(gè)。
陷阱二、我們以前都是這樣做的。
陷阱三、我們都有把數(shù)據(jù)留下來(lái)。


?在一個(gè)流程中,定義不清的數(shù)據(jù)或目標(biāo),往往就是災(zāi)難的開(kāi)始。

?

大家各自展開(kāi)達(dá)成目標(biāo)的對(duì)策與評(píng)估,召開(kāi)了會(huì)議;然后,發(fā)現(xiàn)彼此所談的目標(biāo)并不一致。更多時(shí)候可能連談都沒(méi)談,就沿用過(guò)去的認(rèn)知來(lái)理解并認(rèn)定對(duì)方應(yīng)該也知道,其實(shí)對(duì)于流程中的現(xiàn)況與目標(biāo)沒(méi)有共識(shí),自然對(duì)于問(wèn)題的理解也會(huì)大不相同。

?

?流程中模糊不清的數(shù)據(jù)單位、定義與解釋造成誤解,這就是流程隨著時(shí)間推進(jìn)可能掉入的第一個(gè)陷阱。

?

第一個(gè)陷阱與流程的定義有關(guān),而第二個(gè)陷阱則和流程的使用習(xí)慣有關(guān)。


?你可曾想過(guò),現(xiàn)在工作上使用的流程與相關(guān)的管理機(jī)制、報(bào)表,真的還符合任務(wù)上的需求嗎?如果你不這么認(rèn)為,那么又為此做出了什么改變呢?這不是件容易的事,因?yàn)橥鶗?huì)觸及工作流程與組織機(jī)制上的調(diào)整,而且會(huì)影響到許多人。

?

因此,多數(shù)人不會(huì)去想這件事;即使覺(jué)得有問(wèn)題,一想到改變上的復(fù)雜度也就放棄了。即使有人發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題,也可能因?yàn)樯婕敖M織分工與機(jī)制層面的考量,而打消了改善的念頭。

?

這其實(shí)正是缺乏上游思維的思考方式,所以一直忙于在下游解決層出不窮的問(wèn)題,卻不愿意到上游看看發(fā)生了什么事?愈是大型企業(yè)或歷史悠久的公司,往往容易陷入這種流程形式化的盲點(diǎn)。

?

另一種流程形式化則是直接套用其他單位、商品或公司的基準(zhǔn)。


特別是過(guò)往的成功經(jīng)驗(yàn),常會(huì)令我們不假思索的就沿用既有的流程、機(jī)制與形式,而不自覺(jué)可能有不合適、需要調(diào)整的部分;若是以此做為決策或行動(dòng)的依據(jù),導(dǎo)向錯(cuò)誤方向的機(jī)會(huì)也會(huì)增加。

?

第三個(gè)陷阱,常發(fā)生于組織或公司的管理者身上,對(duì)于流程缺乏正確認(rèn)知。


建立了流程,那么流程進(jìn)行中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和資訊,應(yīng)該都會(huì)被保留下來(lái);那么后續(xù)發(fā)生異?;騿?wèn)題時(shí),就可以藉由這些數(shù)據(jù)來(lái)找出原因并且改善,甚至可以進(jìn)一步做到預(yù)警機(jī)制。

?

?以上是數(shù)據(jù)完全發(fā)揮效用時(shí),可以達(dá)到的效益。但前提是有人得去運(yùn)用這些數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控、分析與做出應(yīng)對(duì);這些并不會(huì)自然而然就會(huì)發(fā)生的結(jié)果,更不會(huì)伴隨著數(shù)據(jù)的紀(jì)錄而一同產(chǎn)生。

?

?況且,流程中所記錄下來(lái)的數(shù)據(jù),也許離「可分析」用的數(shù)據(jù)還有一段不小的據(jù)理,是需要清洗與轉(zhuǎn)換的;此外,該使用何種分析方法、如何整合為可以監(jiān)控的數(shù)值化指標(biāo),也是需要投入時(shí)間與精力來(lái)設(shè)計(jì)與驗(yàn)證的。?

...

那么,該如何避免掉入這三個(gè)經(jīng)驗(yàn)陷阱?如何善用流程的正面效用來(lái)解決前面提到的三種問(wèn)題呢?

?

?我想定期的檢視流程的脈絡(luò)與數(shù)據(jù)搜集的機(jī)制,是否需要與時(shí)俱進(jìn)是最關(guān)鍵、也是最基本的一件事;此外,盡可能用量化數(shù)據(jù)來(lái)對(duì)話(huà),取代憑感覺(jué)與經(jīng)驗(yàn)來(lái)判斷,也別忘了數(shù)據(jù)背后的脈絡(luò)所代表的涵義。

?

如此一來(lái),就可以避免流程變成官僚主義的幫兇。


【觀點(diǎn)僅代表作者,不代表本站立場(chǎng)】



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