在企業(yè)管理中，信任從來不是理所當(dāng)然的，尤其是主管對下屬的信任。一旦破壞，后果往往遠超你的預(yù)期。這篇文章將從一個建材公司采購部門的真實案例出發(fā)，聊聊企業(yè)內(nèi)部控制、ERP權(quán)限管理、及職場中的信任危機。

?

一段對話揭開的內(nèi)控隱患

前幾天，我和建材公司采購主管Emma聊了一會，原本只是日常溝通，沒想到卻牽扯出一個關(guān)鍵的內(nèi)控問題。

Emma是現(xiàn)任采購主管，而我之前因為公司調(diào)整，短暫兼任過采購主管的職位。當(dāng)時Emma還在我的下屬之列。后來我辭去了這個崗位，但由于我對公司ERP系統(tǒng)非常熟悉，不少人仍會就系統(tǒng)操作或流程設(shè)計來咨詢我，Emma也是其中之一。

她這次來找我，討論的是關(guān)于一位資深同事Lucy的行為問題。

?

有權(quán)限 ≠ 有資格：ERP權(quán)限的灰色地帶

Lucy是公司里非常資深的員工，工號是00開頭，幾乎是“元老級”人物。雖然學(xué)歷不高，但她熟悉公司的方方面面：從采購、倉儲、到生產(chǎn)線支援，什么雜事都能接得住。ERP權(quán)限自然也相對開放，幾乎能碰所有模塊。

但問題就在這里。

Emma發(fā)現(xiàn)Lucy在沒有經(jīng)過她同意的情況下，擅自修改了已經(jīng)被核準(zhǔn)的采購單據(jù)，而且沒有任何報備或說明。這不僅違反流程規(guī)范，更觸碰了主管的信任底線。

ERP系統(tǒng)權(quán)限雖然賦予了操作能力，但并不意味著擁有決策權(quán)。就像蛋糕放在你面前，不代表你可以直接吃。特別是采購流程涉及金錢流動和供應(yīng)商往來，每一步都必須嚴(yán)格控制，確保有據(jù)可查、責(zé)任明確。

?

制度疏漏不是擋箭牌，經(jīng)驗資歷也不是護身符

有人可能會說，是MIS（信息系統(tǒng)部）管理不到位，才讓Lucy擁有超出她崗位的權(quán)限。確實，這也是一個問題。人員崗位調(diào)動后，ERP權(quán)限應(yīng)該即時調(diào)整，避免權(quán)限濫用。但即便制度有漏洞，也不代表員工可以越權(quán)行事。

Lucy可能并沒有惡意。在Emma請產(chǎn)假、或常常申請居家辦公照顧孩子時，很多緊急事項找不到人處理，她就順手解決了。她也許覺得“不是大事”“金額不多”，沒必要請示。

但在主管眼中，這是極大的信任破口。

?

主管的立場：信任是用來扛責(zé)任的，不是放水的理由

首先，萬一日后出事——比如單據(jù)金額有誤、采購內(nèi)容與實際不符——責(zé)任是主管在扛。公司層級中，“沒有把屬下教好”本身就是主管的疏失。你一個下屬擅自修改系統(tǒng)單據(jù)，不僅是越權(quán)，更是讓主管難堪。

其次，這種行為很容易被誤讀成“爭權(quán)”或“架空主管”。尤其在本案中，Emma對Lucy本就存有戒心。Emma這個人防備心強，我在擔(dān)任采購主管時就察覺到了。她明明說愿意協(xié)助，但要資料的時候總是給PDF貼值版，拒絕提供含公式的Excel表，生怕別人學(xué)會她的邏輯。她習(xí)慣“藏私”，就是怕別人威脅到她的位置。

Lucy這樣的老員工，對公司流程滾瓜爛熟，業(yè)務(wù)能力強、執(zhí)行力高，反而讓Emma更加緊張。你越是強勢，主管越擔(dān)心你搶戲。這個時候還去動核準(zhǔn)單據(jù)，無異于火上澆油。

?

職場不是比誰能干，而是看誰能被信任

Lucy犯的錯，并不是技術(shù)問題，而是判斷力的問題。不是不會操作ERP，而是不懂得什么時候該操作、什么時候該匯報。也不是能力不足，而是對“分寸”缺乏理解。

我了解Lucy的個性，她真的不是貪功冒進的人，反而是那種埋頭苦干型的員工。但正因為如此，這次的行為才讓人覺得遺憾。她的努力不應(yīng)該因為一個“流程上的小動作”而受到質(zhì)疑，更不該因此被扣上“不受信任”的標(biāo)簽。

?

筑招網(wǎng)小編給企業(yè)管理者的幾點建議

這個案例不復(fù)雜，卻很典型，值得所有企業(yè)反思：

權(quán)限設(shè)置必須動態(tài)調(diào)整：職位變動、人員請假、項目切換，都要及時同步系統(tǒng)權(quán)限。

流程意識要從根扎起：所有員工都應(yīng)該接受流程培訓(xùn)，知道什么該做、什么不該碰。

信任管理大于任務(wù)管理：主管不是看你能做多少事，而是看你能不能讓人放心。

透明溝通機制不能缺：有急事自己動手，也要事后留下記錄、郵件、或系統(tǒng)日志。

筑招網(wǎng)小編想說的是每家公司都有Lucy，每家公司也有Emma。關(guān)鍵不是某個行為是否“嚴(yán)重”，而是你有沒有站在正確的位置思考問題。

信任，不是一蹴而就的資產(chǎn)，而是一點一滴累積的結(jié)果。在職場上最忌諱的，就是為了“小方便”打壞了“大關(guān)系”。

哪怕你再有能力，只要讓人開始懷疑你，那信任就可能永遠回不來了。